Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi Projesi (BKMYBS) kapsamında Hazine ve Maliye Bakanlığı koordinasyonunda 01.03.2019 tarihinden itibaren pilot uygulamasına başlanan kamuda e-fatura uygulamasının yaygınlaştırması çalışması kapsamında Bakanlığımıza bağlı Ankara ili sınırları içerisinde yer alan okullar 25.02.2021 tarihinden itibaren e-fatura uygulamasına alınmış olup Hazine ve Maliye Bakanlığı takvimine göre e-fatura uygulamasına aşamalı olarak bütün illerde geçilmesi planlanmaktadır.şl
Hali hazırda, harcama birimi niteliği taşımayan birimlerimizin ödeme işlemleri il/ilçe milli eğitim müdürlüklerince gerçekleştirilmektedir. Bunun yanı sıra, özellikle aboneliğe bağlı faturalar öncelikle harcama birimi niteliği taşımayan birimlerimize (ilk ve orta okullar) gönderilmekte ve buna bağlı olarak ilgili birimler MEBBİS ödenek takip modulu üzerinden ödenek talep sürecini başlatmaktadırlar. Ancak, talep edilen ödenekler harcama birimlerine (il/ilçe milli eğitim müdürlükleri) aktarılmakta ve Ödemeler bu harcama birimleri aracılığı ile gerçekleştirilmektedir.
ifade edilen hususların dışında e-fatura’nın Bakanlığımızda uygulanması süreci analiz edildiğinde, harcama birimi niteliği taşımayan birimlerimize ait faturaların ilçe milli eğitim müdürlüklerine gönderilmiş olduğu gözlemlenmiştir. Bu durum, harcama birimi niteliği taşımayan birimlerimizin faturalarını görmesine engel oluşturmakta ve ödenek talebi veri girişlerininde gecikme yaşanması riskini meydana getirmektedir. Bu nedenle harcama birimi niteligi taşımayan birimlerimizin ödenek talebi veri girişlerini zamanında ve doğru şekilde gerçekleştirebilmeleri adına e-faturaları sistem üzerinde görmeleri önem arz etmektedir.
Yukarıda ifade edilen hususların giderilmesi ve sürecin sağlıklı bir şekilde yürümesi adına birimlerimizin izlemesi gereken iki yöntem bulunmaktadır.
1-Öncelikli olarak harcama birimlerince (ililçe milli eğitim müdürlükleri) doğrudan veya harcama birimleri tarafından ödeme işlemleri gerçekleştirilen birimlerdeki (harcama niteliği olmayan ilk ve orta okullar) görevli personele gerekli yetkilendirme verilerek, hizmet sağlayıcı firmalardan abonelik vs. numaraları ile harcama birimine bağlı ilgili birimlerin (harcama niteliği olmayan ilk ve orta okullar) vergi kimlik numaralarının eşleştirilmesi talebinde bulunulması gerekmektedir.
2- Harcamacı birim niteliği olmayan ilk ve orta okulların VKN’lerinin abonelik numaraları ile eşleştirilerek güncellenmesinin önünde mevzuat engeli, sözleşme yenilenmesi dolayısıyla yeni bir teminatın yatırılması vb. gibi hususların vuku bulması durumunda harcama birimleri, 23.02.2021 tarihinde cbelge.gib.gov.tr adresinde yayımlanmış olan https://ebelge.gib.gov.tr/dosyalar/Kamu_Kurumlarina_Duzenlenen_EFaturalar_Hakkinda_Duyuru.pdf duyuru ekine istinaden hizmet sağlayıcı firmalardan, harcama birimi niteliği olmayan ilk ve orta okulun vergi kimlik numarasını, abonelik işlemlerinde ikinci VKN olarak eklettirilmesi talebinde bulunacaklardır.
Bu durumda e-fatura, harcama birimi adına düzenlenmekle birlikte ikinci bir VKN alanı faturada kullanıldığından dolayı faturalar harcama niteliği olmayan ilgili ilk ve orta okulların ekranında gösterilecektir. Örneğin, fatura Çankaya İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü (birinci VKN) adına düzenlenecek olup ancak Dedeman İlkokulu (ikinci VKN) ekranında gösterilecektir. Bu durumda, harcama birimlerinin ikinci VKN leri ilgili dağıtım firmalarına iletmeleri önem arz etmektedir. Ayrıca bu durum sözleşmenin yenilenmesi, yeniden teminat yatırılması vs. durumları meydana getirmeyecektir.
Bunun yanı sıra, harcama birimi niteliği taşımayan birimlerde görevli personelin elektronik ortamda fatura takibini yapabilmcleri için bağlı oldukları defterdarlık muhasebe müdürlüğü veya mal müdürlüklerinden mys.imb.gov.tr adresine giriş yetkisi için gerekli yetkilendirmenin yapılması talebinde bulunmaları gerekmektedir.
Harcama birimlerinde görevli olan personelin MYS yardım menüsündeki “e-Fatura Uygulama Kılavuzuna” uygun sekilde islem tesis etmeleri gerekmekte olup gelen faturaları ödeme emri belgesi ile ilişkilendirerek ödeme işlemlerini gerçekleştireceklerdir.
Hazine ve Maliye Bakanlığı koordincsinde yürütülen kamuda e-fatura uygulamasının yaygınlaştırma çalışması kapsamında Bakanlığımız okul ve kurumlarının sürece uyumunu arttırabilmek amacıyla ilinizde gerekli hazırlıkların yapılabilmesi için ilgili birimlere gerekli duyuruların yapılarak sürecin işletilmesi hususunda bilgilerinizi ve gereğini arz/rica ederim.
Mehmet Fatih LEBLEBİCİ
Bakan a Başkan