Mali Mühür, bir çeşit kurumsal e-İmza şekli olarak karşımıza çıkmaktadır. Gelir İdaresi Başkanlığı bazı uygulamalarına girilmesi için mali mührü şart koşmaktadır. Mali mühür de TÜBİTAK’a bağlı olarak faaliyetini sürdüren Kocaeli ilimde bulunan Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından hazırlanıp, ilgili kurumun ya da firmanın adresine gönderilmektedir.
Mali Mühür Nedir?
Bu mühür şekli e-fatura başvurunda bulunurken bağlı olunan firmayı sisteme tanımlamak maksadı ile kullanılan mühürdür. Bu işlem de amaç, e-faturayı, belgenin kaynağını, içeriğini ve bütünlüğünü garanti altına almaktır. Böylece belgelerin saklanması ve gönderilmesi hem gizli hem de daha güvenli hale gelecektir. Eğer mali mühür kullanan firmanın değişmesi ya da kapanması gibi durumlar ile karşı karşıya kalınırsa bu mühür otomatik olarak geçerliliğini yitirmiş olacaktır. Kavuşulan ya da açılan yeni unvan ile yeni bir mali mühür başvurusunun yapılması gerekecektir. Ayrıca bu mali mühürlerin üç yıl da bir de yenilenmesi gerektiği hususları da unutulmamalıdır.
Bu noktada mali mühür ile e-imza karıştırılmaktadır. Çünkü her iki unsuru da bu sertifikasyon merkezi tedarik etmektedir. Bu noktada ayırımı şöyle yapabiliriz: E-imza gerçek kişilere verilmektedir. Yani o gerçek kişinin ıslak imzası yerine geçmektedir. Mali mühür ise gerçek kişilere verilmemektedir. Firmanın ya da kurumun adına verilmektedir. Yani kurumun elektronik kaşesi gibi düşünülmelidir.
Mali Mühür Nasıl Alınır?
Bu mühür Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından verilmektedir. Kamu Sertifikasyon Merkezi, TÜBİTAK’a bağlı olarak çalışan bir merkezdir. Bu mühre başvurmak için ilgili merkezin web sitesinde kamu SM portal bölümünde ki başvuru formunun doldurulması gerekmektedir. Başvuru formunun doldurulması ile birlikte son adımda ödeme yapma işlemi gerçekleşmektedir. Ödemenin şekli Kamu SM Vakıf Bankası kurum ödemeleri bölümünden yapılabilmektedir. Ayrıca banka şubelerinden, internet bankacılığından ve mobil bankacılığından da vergi numarası ile ödeme yapılabilmektedir.
Mali Mühür Başvurusu Nasıl Yapılır?
Yukarıda anlatımı yapılan formun doldurulması ve ilgili ödeme basamaklarının birinin kullanılması sonucu olarak bir hafta içerisin de kurye vasıtası ile mührünüz elinize ulaşmaktadır. Ayrıca söz konusu sertifikasyon merkezinin web sitesi ziyaret edilerek söz konusu bilgilere de ulaşılabilmektedir. Bu mührün başvurusu yapılıp elinize ulaştıktan sonra ayrıca Gelir İdaresi Başkanlığı portalından da e-defter ve e-fatura için de ayrıca başvuru yapılabilir ve söz konusu hizmetler talep edilebilir. Ancak anlaşılacağı üzere ilk etapta yapılması gereken işlemin mali mühür tedarik edilmesi olduğu unutulmamalıdır.
Bu mührü sadece firma ya da kurum tarafından belirlenen yetkili kişiler kullanabilmektedir. Çünkü sertifikasyon merkezi bu kişileri muhatap olarak görmektedir. Eğer bu yetkili kişilerin atanması ya da değişmesi gibi bir durum ile karşılaşılırsa hemen yeni bir mali mühür başvurusunun yapılması gerekmektedir. Çünkü bu mühürler ilgili kişinin yetkisi dahilinde olacağından kullanılamaz yani pasifize duruma düşecektir.
Mührün yenileme sürecinin de bilinmesi gerektiği değerlendirilmektedir. Bu bağlamda ilgili firma sertifikanın süresinin bitmesine en az üç ay kala işlemlere başlamalıdır. Aksi halde yeni mühür gelene kadar bazı süreçler de tıkanmalar yaşanabilir. Burada mühür başvurusunu yapan kişiye iş düşer. Zaten aynı kişiye sürenin biteceğine dair sertifikasyon merkezi tarafından bilgilendirme mesajı mail ile gönderilecektir.